Das BEM-Gespräch ist das Herzstück des betrieblichen Eingliederungsmanagements (BEM). Es bietet Unternehmen und Mitarbeitenden die Möglichkeit, gemeinsam Lösungen zu entwickeln, um nach längerer Krankheit die Rückkehr an den Arbeitsplatz zu erleichtern und Arbeitsunfähigkeit langfristig zu vermeiden.
In diesem Beitrag erfahren Sie:
- ab wann ein BEM-Gespräch angeboten werden muss
- wie es rechtssicher vorbereitet und durchgeführt wird
- und welche Tipps Arbeitgeber:innen und Mitarbeitende beachten sollten
Was ist ein BEM-Gespräch?
Das BEM-Gespräch ist ein vertrauliches und freiwilliges Gespräch zwischen Arbeitgeber:in und Mitarbeiter:in, das im Rahmen des Betrieblichen Eingliederungsmanagements angeboten wird. Ziel ist es, individuell passende Maßnahmen zu erarbeiten, um die Arbeitsfähigkeit wiederherzustellen und den Arbeitsplatz zu sichern.
Der Ablauf ist nicht gesetzlich detailliert geregelt, sollte aber strukturiert, sensibel und dokumentiert erfolgen. Das Gespräch kann durch externe Fachkräfte moderiert oder durch interne Ansprechpersonen geführt werden – etwa Personalverantwortliche, Betriebsärzt:innen oder Mitglieder des Betriebsrats.
BEM-Gespräch: Ab wann ist es verpflichtend?
Ein BEM-Gespräch muss angeboten werden, wenn Mitarbeitende innerhalb von zwölf Monaten länger als sechs Wochen arbeitsunfähig waren – entweder durchgehend oder wiederholt. Diese Regelung ist in § 167 Abs. 2 SGB IX gesetzlich verankert und gilt unabhängig davon, ob die Erkrankung arbeitsbedingt war.
Wichtige Punkte für Arbeitgeber:
- Das Angebot muss unverzüglich und schriftlich erfolgen, sobald die Schwelle erreicht ist.
- Die Teilnahme ist freiwillig – eine Ablehnung durch Mitarbeitende ist zu respektieren.
- Der Gesprächsverlauf und die getroffenen Maßnahmen müssen DSGVO-konform dokumentiert werden.
Ablauf eines BEM-Gesprächs
Ein strukturiertes BEM-Gespräch umfasst in der Regel folgende Schritte:
1. Einladung und Aufklärung: Die betroffene Person erhält eine schriftliche Einladung mit Informationen zum Zweck, zur Freiwilligkeit und zum Datenschutz.
2. Vorbereitung: Bei Zusage des Mitarbeitenden zu einem Gespräch werden nun die Beteiligten (z. B. HR, Betriebsrat, Betriebsarzt) abgestimmt, Unterlagen geprüft und mögliche Unterstützungsmaßnahmen vorbereitet.
3. Durchführung: In einem vertrauensvollen Rahmen werden Ursachen, Belastungen und Wiedereinstiegsmöglichkeiten offen besprochen.
4. Maßnahmenplanung: Gemeinsam werden konkrete Schritte definiert – etwa stufenweise Wiedereingliederung, Arbeitsplatzanpassungen oder flexible Arbeitszeiten.
5. Dokumentation und Nachbereitung: Ergebnisse, Fristen und Zuständigkeiten werden schriftlich in einem Protokoll festgehalten.
Tipps für Arbeitgeber
- Strukturen schaffen: Legen Sie interne Zuständigkeiten, Fristen und Abläufe fest. Externe Arbeitsschutz-Experten wie WORKAYA unterstützen Sie bei der rechtskonformen Umsetzung.
- Vertrauensvolle Atmosphäre fördern: Schaffen Sie ein Umfeld, das Offenheit ermöglicht. Vermeiden Sie Leistungsdruck oder Bewertung.
- Externe Moderation nutzen: Gerade in sensiblen Fällen kann eine neutrale Begleitung durch externe BEM-Fachkräfte hilfreich sein.
- Datenschutz beachten: Gesundheitsdaten unterliegen besonderen Schutzanforderungen. Nutzen Sie sichere Tools und holen Sie Einwilligungen ein.
Tipps für Mitarbeitende
- Rechte kennen: Die Teilnahme am BEM-Gespräch ist freiwillig – Ihre Ablehnung darf nicht negativ bewertet werden.
- Offen kommunizieren: Nutzen Sie das Gespräch, um Ihre Sichtweise und Bedürfnisse zu schildern. Gute Lösungen entstehen durch Zusammenarbeit.
- Vertrauensperson hinzuziehen: Sie können eine Person Ihres Vertrauens begleiten lassen – etwa eine Kolleg:in oder den Betriebsrat.
- Unterstützungsangebote erfragen: Informieren Sie sich über mögliche Hilfen wie Schulungen, technische Hilfsmittel oder Arbeitszeitmodelle.
Fazit: BEM-Gespräch als gemeinsame Chance verstehen
Ein professionell vorbereitetes und empathisch geführtes BEM-Gespräch ist kein bürokratisches Pflichtprogramm, sondern ein wirksames Instrument der Gesundheitsförderung und Unternehmenskultur. Es hilft dabei, Fehlzeiten zu reduzieren, Arbeitsplätze zu sichern und Vertrauen zu stärken.
WORKAYA begleitet Sie dabei – persönlich, digital und rechtssicher. Unsere Plattform unterstützt die Planung, Durchführung und Dokumentation von BEM-Gesprächen – online oder vor Ort.
Wenn Sie mehr über solche Themen erfahren möchten oder eine individuelle Beratung wünschen, freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme. Wir unterstützen Sie gerne dabei, die Arbeitsmedizin und den Arbeitsschutz in Ihrem Unternehmen zu fördern und nachhaltig weiterzuentwickeln.
